Privacy policy

Privacy Policy

1. Deze Privacy Policy regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door de verantwoordelijke voor deze verwerking:

Officinall nv

Brouwerijstraat 1

9031 Drongen

België

09/242.84.20

dpo@officinall.be

RPR Gent 0480.737.938

Iedere persoon die onze website www.officinall.be bezoekt geeft bijna onvermijdelijk bepaalde persoonsgegevens vrij. Deze persoonsgegevens vormen informatie die ons toestaat u te identificeren als natuurlijke persoon, ongeacht of wij dit daadwerkelijk doen. U bent identificeerbaar van zodra het mogelijk is om een direct of indirect verband te creëren tussen een of meer persoonsgegevens en u als persoon.

Via deze privacyverklaring wordt u op de hoogte gebracht van de verwerkingsactiviteiten die wij kunnen uitvoeren met uw persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens in het kader van onze website. Met andere woorden, wanneer wij het doel en de middelen voor de verwerking van die persoonsgegevens bepalen.

Lees deze privacyverklaring zorgvuldig door en zorg ervoor dat u het begrijpt.

 

2. Persoonsgegevens

2.1   Persoonsgegevens die u ons ter beschikking stelt:

• Categorie 1: indien u onze website bezoekt en u geen geregistreerd gebruiker bent, kunnen we technische gegevens van u verzamelen, met name IP-adres, geografische locatie, browsertype en -versie, besturingssysteem, verwijzingsbron, duur van uw bezoek, paginaweergaven en website-navigatiepaden, alsmede informatie over de timing, frequentie en het patroon van uw website gebruik. Officinall NV verzamelt deze door het gebruik van cookies. Voor meer informatie, zie de cookie policy op deze website.
• Categorie 2: indien u bent ingeschreven op onze nieuwsbrieven, uw e-mailadres en de nieuwsbrieven waarvoor u hebt ingeschreven.
• Categorie 3: indien u een geregistreerd gebruiker bent van onze website, uw naam en e-mailadres, login gegevens en de andere gegevens die u optioneel aan ons bezorgt via het registratieformulier, zoals uw adres, telefoonnummer, de onderneming waarvoor u optreedt, welke functie u in die onderneming uitoefent en de redenen waarom u interesse hebt in onze producten.
• Categorie 4: communicatiegegevens, namelijk alle informatie die u ons  verstrekt wanneer u contact opneemt met ons, bv. via onze contactgegevens die vermeld staan op de website (zoals e-mail, post, telefoon) of via ons contactformulier op de website.

 

2.2   Indien uw onderneming klant is bij Officinall nv, worden mogelijk bijkomende gegevens (klantgegevens) verzameld die niet onder deze Privacy Policy vallen, maar in die gevallen zal de rechtsgrond en de bescherming van uw gegevens geregeld wordt door de betreffende specifieke overeenkomst afgesloten tussen Officinall nv en uw onderneming.

 

3. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

3.1   Algemene doeleinden: Officinall nv zal de betreffende persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende algemene doeleinden gebruiken :

• Categorie 1: technische gegevens die we verzamelen via niet-noodzakelijke cookies kunnen worden verwerkt voor het analyseren en/of verbeteren van het gebruik van de website. Als rechtsgrond baseren we ons hiervoor op uw voorafgaande, uitdrukkelijke toestemming. Voor de technische gegevens die we verzamelen via noodzakelijke cookies baseren we ons op onze legitieme belangen. Namelijk om ervoor te zorgen dat de website technisch goed functioneert. Voor meer info, zie onze cookie policy op de website.
• Categorie 2: het u toezenden van direct marketing, nieuwsbrieven, acties en promoties met betrekking tot onze producten en/of diensten. De rechtsgrond hiervoor is uw expliciete voorafgaande toestemming. Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, zonder motivering en gratis door bijvoorbeeld op de daartoe voorziene uitschrijflink te klikken, onderaan ieder promotioneel e-mailbericht, of door contact op te nemen per post, telefoon of e-mail.
• Categorie 3: het beheer van uw account op onze website www.officinall.be met het oog op het gebruik van de diensten en informatie op onze website, met als rechtsgrond de uitvoering van de overeenkomst die door u werd gevraagd via het registratieformulier op onze website (toegang tot onze diensten en alle informatie op onze website, inclusief de informatie waarvoor men geregistreerd en ingelogd moet zijn)
• Categorie 4: communicatiegegevens kunnen worden verwerkt ten behoeve van de communicatie met u en het bijhouden van die gegevens. De rechtsgrond is ons legitiem belang, om te kunnen reageren op verzoeken, vragen of opmerkingen van u van welke aard dan ook.

3.2   Voor klantgegevens (zie 2.2) verwijzen we naar de specifieke overeenkomst die in dat geval afgesloten werd tussen Officinall nv en uw onderneming. Deze gegevens worden verwerkt om een goede klantenadministratie te kunnen bijhouden. De rechtsgrond van deze gegevens is de uitvoering van een contract tussen u en ons.

3.3   Doorgifte aan derden:

Bij gehele of gedeeltelijk reorganisatie of overdracht van activiteiten van Officinall nv, waarbij zij haar bedrijfsactiviteiten reorganiseert, overdraagt, staakt of indien Officinall mv failliet gaat, kan zulks betekenen dat uw gegevens aan nieuwe entiteiten of derden middels welke de bedrijfsactiviteiten van Officinall nv geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd, worden overgedragen.

Officinall nv zal in redelijkheid pogen u van tevoren op de hoogte te stellen van het feit dat Officinall nv uw gegevens aan genoemde derde bekendmaakt.

Officinall nv zal uw Persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met uw voorafgaande toestemming.

 

3.4   Wettelijke vereisten en rechtsvorderingen:

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat Officinall nv uw Persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. Officinall nv zal in redelijkheid pogen u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij dit aan wettelijke beperkingen zou onderhevig zijn of indien niet op voorhand geweten door Officinall nv. De rechtsgrond hiervoor is om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting.

Bovendien kunnen wij uw persoonsgegevens bewaren wanneer dit nodig zou zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, hetzij in gerechtelijke procedures of in een administratieve of buitengerechtelijke procedure. De rechtsgrond hiervoor is ons legitiem belang, namelijk de bescherming en uitoefening van onze wettelijke rechten.

 

4. Duur van de verwerking:

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor zover redelijkerwijze noodzakelijk in functie van de doeleinden van de verwerking. Officinall nv treft hiertoe de noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen om het beginsel van de gegevensminimalisering te verzekeren.

Concreet passen we de volgende bewaartermijnen toe:

4.1   Algemene persoonsgegevens (zie 2.1):

• Categorie 1: de technische gegevens verzameld via cookies worden nooit langer dan 6 maand bijgehouden. IP-adressen worden verwijderd nadat ze verwerkt zijn in anonieme statistieken. Voor meer info omtrent de bewaartermijnen voor cookies, zie onze cookie policy op de website.
• Categorie 2: indien u niet langer direct marketing van ons wenst te ontvangen, zullen wij uw gegevens verwijderen nadat u ons daarvan op de hoogte heeft gebracht via de uitschrijfknop, of via post, e-mail of telefoon.
• Categorie 3: indien u niet langer gebruik wenst te maken van uw account op onze website, zullen wij uw gegevens verwijderen nadat u ons daarvan op de hoogte heeft gebracht via de website, post, e-mail of telefoon.
• Categorie 4: communicatiegegevens worden bewaard gedurende 2 jaar na het antwoord.

 

4.2.   Klantgegevens (zie 2.2): indien u of uw onderneming geen klant meer zijn van Officinall nv, zullen wij uw gegevens verwijderen 3 jaar na het einde van de klantrelatie, met uitzondering van de gegevens die we om wettelijke redenen langer moeten bijhouden (facturatiegegevens, etc.).

 

5. Verwerkers

Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt op vraag van of in naam van ons. Wij kunnen soms een contract afsluiten met deze partij om bepaalde producten en/of diensten te leveren. Met andere woorden: Wij doen een beroep op verwerkers, omdat dit noodzakelijk is voor de dienstvoering. In dit geval zullen wij met de verwerker een schriftelijke overeenkomst aangaan waarbij de veiligheid van uw persoonsgegevens wordt gewaarborgd door de verwerker. De verwerker handelt steeds volgens de instructies van ons.

Wij doen een beroep op de volgende categorieën van verwerkers:

• Bedrijven die wij hebben ingeschakeld voor marketingdoeleinden;
• Bedrijven die wij hebben ingeschakeld voor ICT –technische ondersteuning en hostingdoeleinden;
• Bedrijven die wij hebben ingeschakeld voor administratieve doeleinden (bijv. CRM-systeem);
• Bedrijven die wij hebben ingeschakeld voor communicatiedoeleinden (bijv. live chat op de Website);
• Bedrijven die wij hebben ingeschakeld voor betalingsdoeleinden.

 

6. Uw rechten

Sommige rechten zijn complex en niet alle details zijn hier opgenomen. Lees daarom de relevante bepalingen en richtlijnen van toezichthoudende autoriteiten voor een volledige uitleg van deze rechten.

6.1   Recht van toegang en inzage: u heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens die wij bewaren en verwerken, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken.

6.2   Recht van verbetering, verwijdering en beperking: u bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan Officinall nv. Daarnaast heeft u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, beperken of te verwijderen.

6.3   Recht van verzet: u beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast heeft u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoeft u geen redenen op te geven.

6.4   Recht van vrije gegevensoverdracht: u beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

6.5   Recht van intrekking van de toestemming: voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

6.6 Uitoefening van uw rechten: u kunt uw rechten uitoefenen door ons daartoe te contacteren, hetzij per e-mail naar dpo@officinall.be of per post naar Officinall nv. Kortrijksesteenweg 157, 9830 Sint-Martens-Latem.

Wij zullen op uw verzoek reageren binnen een maand na ontvangst van uw verzoek. Normaal gesproken streven wij ernaar om binnen die tijd een volledig antwoord te geven. In sommige gevallen, vooral als uw verzoek complexer is, kan er echter meer tijd nodig zijn, tot een maximum van drie maanden vanaf de datum waarop wij uw verzoek ontvangen. U wordt volledig op de hoogte gehouden van de voortgang

6.7   Automatische beslissingen en profilering: de verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

6.8   Klacht indienen: u beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel +32 (0)2 274 48 00

Fax +32 (0)2 274 48 35

e-mail:  contact@apd-gba.be  

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u een vordering tot schadevergoeding instellen.

 

7. Veiligheid en vertrouwelijkheid

7.1   Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

7.2   In geen geval kan Officinall nv aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

7.3   U dient te allen tijde de veiligheidsvoorschriften na te leven, onder andere door elke niet toegestane toegang tot uw login en code te voorkomen. U bent dus als enige verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt van de website vanaf uw computer, IP-adres en van Uw identificatiegegevens, alsook voor de vertrouwelijkheid ervan.

 

Update gepubliceerd op 28/03/2024